La tendance au surarchivage des dirigeants d’entreprise est compréhensible mais pourtant peu conseillée, ce principe de précaution s’avérant au final contreproductif et risqué. La destruction des archives est une nécessité, surtout la destruction des documents confidentiels.

Détruire ses documents au bon moment

La majorité des dirigeants ne détruisent pas leurs archives car ils ne savent pas s’ils peuvent / doivent le faire. En pratique, la destruction de documents, qu’ils soient administratifs, personnels ou non, n’a rien d’exceptionnel et doit être réalisée environ une fois par an. Les archives concernées sont celles qui ont été conservées durant toute la durée légale. En fonction de la nature des documents, la législation prévoit des durées de conservation d’un, deux, cinq ou dix ans. A noter que certains documents (titres de propriétés, fiches de paie, etc.) sont à conserver sans limitation de durée.

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Je conserve toutes mes archives depuis le début de l’entreprise en…. car on ne sait jamais !

La sécurité des données : une priorité

Il est important de prendre conscience qu’un document jeté dans la nature comportant des informations personnelles peut avoir de graves conséquences. A l’heure où les usurpations d’identité se multiplient, la destruction des archives est plus que jamais l’assurance de ne prendre aucun risque. Les entreprises de taille importante investissent généralement dans des broyeuses quand les organisations de taille plus modeste préfèrent sous-traiter cette tâche.

Détruire ses documents sur le site même de l’entreprise

Si l’entreprise décide de faire appel à un spécialiste de la destruction de document, il est fortement conseillé de faire réaliser cette opération dans ses locaux. Un camion est alors envoyé pour détruire papiers, CD et autres disque dur. Être témoin de la destruction des documents est le seul moyen d’être certain que cela a bien été réalisé (le client reçoit également un certificat de destruction). A noter que lorsque des documents confidentiels se retrouvent sur le bord d’une route, ce sont les dirigeants qui seront tenus responsables même si l’opération a été confiée à une entreprise tiers.

Exemples de mauvais gestion de la destruction des documents d’une entreprise

Des entreprises majeures comme Ebay ou Orange ont été touchées par des Cyber attaques ces dernières années. On peut également citer l’affaire Michael Schumacher où un journaliste a tenté de revendre à la presse le dossier médical volé de l’ancien champion de formule 1.

La destruction des documents est un sujet sensible. En réalisant cette procédure sur le site de l’entreprise au bon moment, l’entreprise protège ses salariés et se met à l’abri d’un point de vue légal.

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